江苏联合职业技术学院文件

江苏联合职业技术学院

关于进一步加强学籍学历管理工作的通知

各分院、办学点：

为贯彻落实教育部和省教育厅关于加强学籍学历管理工作的有关文件精神，进一步做好我院学籍学历管理工作，现将有关问题通知如下：

一、认真学习学籍管理规定，进一步规范学籍管理工作

1．认真学习学籍管理规定。为加强我院学生学籍管理，根据教育部《普通高等学校学生管理规定》和省教育厅《五年制高等职业教育学生学籍管理暂行规定》，学院于2005年9月制定并下发了《江苏联合职业技术学院学生学籍管理规定》（以下简称《学籍管理规定》）。《学籍管理规定》是做好学籍管理工作的重要依据，各校领导和学籍管理员要认真学习，熟悉、理解、掌握有关规定和要求，并严格执行。

2．一年级新生注册工作。各校必须在每年9月10日前将当年录取的一年级新生数据录入学院学籍管理系统，9月20日前上报学院。学院根据招生工作规定进行审核，审核合格的予以办理学籍注册。

3．学生成绩和评语录入上报工作。各校应及时将在籍学生学习成绩和学年评语录入学院学籍管理系统，并于每年9月30日前将学生上一学年各学期成绩和评语报送学院。

4．在校学生学籍异动工作。学籍异动是指：注册、升级、休学、复学、转专业、转学、退学和开除等。学籍异动必须严格按照省教育厅有关文件和《学籍管理规定》的要求办理，凡不合要求的一律不得办理。每学期开学后六周内，各校须将学生学籍异动情况上报学院。

二、严格执行教育部普通高校学籍学历管理要求，做好四、五年级学生电子注册工作

根据教育部普通高等学校学生学籍学历管理的有关要求，从2007年开始，我院五年制高职四、五年级学生，纳入教育部普通高等学校学籍学历管理系统。教育部学籍学历管理主要有学籍电子注册、学年注册、学籍异动和学历证书电子注册四个方面。

1．做好高等学校新生(五年制高职四年级学生)学籍电子注册工作。教育部《普通高等学校新生学籍电子注册暂行办法》（教学〔2007〕3号）明确要求，“学籍电子注册与学历电子注册相衔接，只有经过学籍电子注册的学生获得的毕业证书才能进行学历证书电子注册。”同时规定，学生须经复查合格，才能在教育部学籍学历管理平台进行注册，取得学籍。因此，各校要高度重视，认真做好以下三项工作。一是认真做好四年级学生信息复查工作。每年7月，各校根据学院网站和学籍管理QQ群（23873389）发布的四年级学生信息数据，安排专人进行信息复查。复查工作要落实到人，责任到人，确保各项信息准确无误。二是做好信息上报工作。每年10月20日前，各校将复查合格的四年级学生信息录入《新生学籍电子注册数据库》，并认真填写《普通高等学校本专科特殊类别办学形式新生学籍注册统计表》（附件1），将两份材料一并报送学院。经学院审核、汇总后，统一报教育厅进行新生学籍注册。三是组织学生上网自查。要告知每一位四年级学生只有经过学籍电子注册才能进行学历证书电子注册，并于每年12月初，组织他们进入国家和省查询网对自己的学籍电子注册信息进行查询确认。

2．做好学年注册工作。教育部《关于普通高等学校学生学年电子注册的通知》（教学司[2008]21号）规定，每年要对五年级学生进行学年注册。首先要进行资格审核，审核合格的学生在教育部学籍学历管理平台上进行学年注册，审核不合格和未进行审核的学生，将不能纳入教育部学籍学历管理系统，也不能进行学历证书电子注册。各校于每年7月，根据学院发布的五年级学生信息数据，认真进行信息审核，并将审核结果和《五年制在校生资格复查情况汇总表》（附件2）一并报送学院，由学院统一进行在校生学年电子注册。

3．做好学籍异动工作。省教育厅《关于做好普通高等学校学生学籍异动管理工作的通知》（苏教办[2008]6号）要求，对学籍异动的学生，必须在教育部学籍学历管理系统中进行相应数据修改，并将书面处理报告及相关材料报省教育厅审核、备案。各校要在8月10日前将本校学籍异动数据库和纸质报表报送学院，由学院汇总后，统一在教育部学籍学历管理平台上进行学籍变更操作。

4．做好学历证书电子注册工作。根据省教育厅《关于做好全省普通高等学校学生学籍学历电子注册工作有关问题的通知》（苏教学〔2008〕7号）和《关于进一步做好普通高等学校学生学籍学历电子注册工作有关问题的通知》（苏教学〔2008〕14号）要求，每年2月，各校对本校毕（结）业生电子注册数据进行预审核，3月25日前将学历电子注册数据库、电子照片及相关证明材料上报学院，学院审核、汇总后报教育厅进行毕（结）业生学历证书资格审核；每年6月20日前，将已通过资格审核学生的毕（结）业结论、毕（结）业日期如实填写，报送学院。每年11月20日前，将发现的应届毕（结）业生学历电子注册错误数据修改后，报学院补注册。

5．妥善处理复查中存在的问题。

对复查、审核过程中发现问题，各校要根据实际情况，查明原因，对于属于违规招生、中介诈骗或冒名顶替的，要及时向学生和家长澄清事实，讲明政策，依据相关规定妥善处理；并填写《五年制在校生资格复查问题反馈表》（附件3），将复查情况及存在的问题、处理意见书面报学院。

教育部学籍学历电子注册具有很强的时效性，“因漏报、错报毕（结）业证书注册而影响毕（结）业生就业或造成其它后果的，由漏报、错报单位承担责任”。

三、加强学籍学历管理工作的领导

加强普通高等学校学生学籍学历管理对保障高校招生制度、国家学历制度和学历证书的严肃性，规范高等学校办学行为，维护广大高校学生的合法权益和高等学校教育教学秩序稳定，促进高等教育健康发展具有重要作用。各校要高度重视，加强领导，明确职责，健全制度，规范行为，切实做好学籍学历管理工作。

1．加强组织领导。各校要加强对学籍学历管理工作的领导，要有一名校级领导负责。学籍管理工作要实行统一管理，要改变多部门管理的局面，避免出现“大家管，大家都不管”的现象，努力提高工作效率和质量。

2．做好保障工作。实行学籍学历电子注册，对人员和设备都提出了较高的要求，各校要积极做好人员调配和设备添置，保证学籍学历电子注册工作所需人员和设备。

3．提高人员素质。学籍管理工作涉及到每个学生的切身利益，关系到学校的稳定和发展。各校要安排思想觉悟高、业务能力强的同志担任学籍管理工作。学籍管理员要本着对学生、对工作高度负责的精神，加强学习，增强能力，不断提高工作质量。

4．加强制度建设。学籍管理工作有较强的政策性和时效性，为确保学籍管理工作按时高质量地完成，各校要建立健全学籍管理的相关制度，制定工作时间表和工作流程，严格工作要求，确保学籍学历管理工作顺利进行。

附件：1.《普通高等学校本专科特殊类别办学形式新生学籍注册统计表》(可下载)

2.《五年制在校生资格复查情况汇总表》(可下载)

3.《五年制在校生资格复查问题反馈表》(可下载)

二○○八年十二月二十二日